坚持法治化、合规化经营是提升企业价值的基础,而构建合规、内控、风控、法务四位一体的企业大合规管控体系则是企业充分实现法治获得感的最高外在表现。商混企业作为传统的基础建材企业,法治思维相对落后、合规意识相对薄弱,即使部分企业意识到依法治企的重要性,建立了相关组织机构,出台了相关制度文件,也因缺乏高效的工具、现代的管理而导致难以执行或者执行效果不佳。浙江三狮南方新材料有限公司(以下简称“三狮材料”)近年来通过信息化法治体系升级和管理转型,以法治思维完善制度体系,明确考核办法,并利用信息化工具赋能企业管理,创新性地建立以“从原材料到产品各环节严格把控”的智能质量管理体系以及“事前、事中、事后”的应收账款智能风险管理体系,纵向提高管控能力,减少了各项业务风险,完善了合规管理,不断提升企业价值和可持续发展能力,法治获得感进一步增强。
一、以法治思维完善制度体系
(一)质量管理制度体系
三狮材料建立了一套完善的质量管理体系,实现“凡事有人负责、凡事有章可循、凡事有据可查、凡事有人监督”的科学质量管理制度。
为保障原材料的稳定性,发布《原材料进场质量控制专项管理办法》,综合各省、市的行业要求,采取最严格的检验标准作为公司的原材料检验标准,进而确保混凝土的质量。
为有效规范混凝土出厂后质量管理,制定《混凝土施工现场质量管理办法》,指导和监督混凝土施工现场质量控制,从而确保到龄后混凝土的质量。
保证混凝土质量数据的及时性、完整性和真实性,出台《混凝土质量数据真实性专项管理办法》,加强混凝土质量管理,提高质量管理的合规性。
(二)风控管理制度体系
为促使应收账款风险管理与组织工作流程相融合,在风险评估与流程梳理的基础上,三狮材料制定下发《应收账款风险管控操作实施细则》,划分了各下属企业、部门、层级人员的岗位职责,梳理应收账款风险管控的整个工作流程。
为进一步压紧风控专员的工作职责,确保各项风控工作落地见效,三狮材料制定《风控专员工作指引》,厘清了风控专员的工作流程、工作职责,减少了重复培训与咨询成本。
通过对这两份文件的框架和指引不停地优化调整,将应收账款风险管理细分为各项业务流程,绘制流程图,实现管理方法从制度化到流程化的转变。
二、明确考核办法,强化责任意识
三狮材料以目标管理为核心,通过考核“指挥棒”来衡量合规管理的实施效果,以督促管,主动求变。
(一)质量管理考核制度
为加强对原材料的源头管理、进场管理和验收管理,发布《试验室原材料专项考核办法》,考核各中心站及直属企业试验室取样员或质检员的工作情况,考核试验室主任对原材料质量的管理能力。
有效规范混凝土出厂后质量管理,明确工作内容和职责,提高工程技服人员的工作效率,保障施工浇筑质量,制定《混凝土施工现场质量管理专项考核办法》,既作为各企业确定本岗位人员绩效工资的依据,也为更好的提高企业混凝土现场施工服务提供保障。
(二)风控管理考核制度
为加强成员企业领导的风险意识,三狮材料出台《企业经营绩效考核办法》、《经营班子风险金考核》等制度,每半年度进行应收账款考核、年度经营考核。
围绕应收账款“管、防、控”,三狮材料制定《销售考核办法》,根据各地区市场情况不同进行优化调整,提高业务人员的积极性。
三狮材料通过发布《风控专员考核办法》,促进各项制度要求与实际风控工作贯通融合,为推动应收账款风控工作入脑入心、走深走实提供保障。
三、信息化赋能工作流程,筑牢保障体系
三狮材料于2018年上线企业微信系统,将法治思维、合规管理和各项业务流程嵌套进管理系统中,设计不同类型的表单和应用满足个性化需求,提高业务处理的自动化程度。
(一)智能质量管理
三狮材料自主研发的原材料质检系统,从原材料进厂初检、试验室复检到检测不合格自动生成扣款记录的全过程信息化管理。
原材料进厂过磅后,系统根据初检要求,自动随机向取样人员企业微信推送初检单据。公司取样员在系统中收到待办任务后,根据规范完成对原材料的初检及封样工作,数据均记录到对应系统中。层层提醒,保障原材料及时抽检。
原材料进厂抽检完成情况
三狮材料自主开发了生产密文二维码封样系统并取得了软著权,提高了原材料封样的随机性、真实性和保密性。针对混凝土的质量管理,除了日常的混凝土抽检及试块强度以外,使用产品质检模块,记录混凝现场状态、工地试件记录、工地构建记录和施工现场图片视频记录,提高产品质量及服务。
日常质量检验工作
(二)智能风控管理
1.事前预防,减少风险来源
为了加强事前风险预防,三狮材料建立了客户资信调查机制。对于意向合作客户,在企业微信中录入相关公开的客户信息。据此对客户分级,辅助经营管理决策层调整风险偏好和该客户的信用政策。合同审批由销售员在企业微信上传,通过系统将合同分解,以便不同节点审批负责人快速查阅重要信息,保障流程规范,提高审批效率。
合同审批流转图
2.事中控制,降低项目风险
通过合同审批流程的合同会自动下发至SAP发货系统,进入发货管理流程,严格做到无合同,不发货;每月系统自动提示业务员进行对账确权并上传到系统,并由风控专员审核对账单,提高确权率。利用信息化系统对应收账款实行动态管理,根据金额大小,账期长短制定相应计划。
3.事后处理,形成闭环管理
为营造企业更好的法治环境,三狮材料定期会针对企业法务及律师进行考核,加强诉讼管理,提高诉讼回款率,实现风控闭环;为进一步降低风险,三狮材料每季度组织成员企业相互开展检查督导工作,减少风控工作中未尽事项、遗漏风险项。
四、实践成果
截止2023年3月1日,三狮材料累计原材料进厂初检238782次,试验室复检99346次,封样86235桶,大幅提高了检验效率。系统随机抽检77578次,保障抽样流程更加随机真实。各项指标累计检验100022次,完成扣款7006次,实现应扣尽扣,保障原材料质量的稳定性。目前工地巡查的使用上,已完成19384次混凝土现场状况的记录,3288条违规或养护不规范记录,和43980次试块强度记录,进一步提高了混凝土的产品质量。
三狮材料通过信息化系统事前强化信用管控,实现事前审核客户资信、合同流程系统化,实现合同先批后发货达100%。全面管控合作项目4112个,针对存续合同及新签合同垫资时长计算,加强风险评估的准确性,其中1167个合同项目事前有效担保;事中强化对账确权,累计更新客户资信186949次,下达措施10546项,实地对账4083次,实地拍摄工程进度17988条,实时跟进客户及项目信息;事后强化诉讼管理,当年诉讼回款率多年稳定在70%—80%,新引入律所16家;自疑难案件竞价机制实行以来,累计处理疑难案件119件、收回坏账7773万元。2022年,三狮材料的管理成果《商混企业应收账款智能风险管理体系建设》荣获全国建材管理现代化一等奖、中国企业改革发展优秀成果二等奖。
三狮材料在落实依法治企的道路上已步入轨道,制定了各环节相应的规章制度,形成了对企业管理者有效的规范和刚性约束,营造了较好的法治环境。利用信息化赋能,三狮材料切实提高了依法合规管理水平,加速了企业法治建设及合规管理的进程。三狮材料将继续以法治思维指导企业经营,以创新信息化工具提升企业管控质效,不断构建商混产业运作新模式,继续增强企业法治获得感!
(责任编辑:君君)